ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Prospect Human Services Society (Prospect) est résolue à respecter les normes d’intégrité et d’éthique les plus rigoureuses en milieu de travail, et favorisera et maintiendra un environnement où les employés, les entrepreneurs, les bénévoles et les membres du conseil d’administration (les Membres) peuvent travailler de manière sécuritaire et adéquate, sans craindre de représailles ou de répercussions négatives sur leur situation d’emploi.

La présente Politique et procédure de dénonciation vise à encourager les Membres et d’autres personnes à soulever de graves préoccupations et à leur permettre de le faire, afin que Prospect puisse aborder et corriger les comportements et les agissements inappropriés. Il incombe à tous les Membres de signaler au président du Comité de gouvernance toute préoccupation concernant des infractions au Code de conduite de Prospect ou des infractions présumées à la loi ou aux règlements qui régissent les activités de Prospect.

La présente Politique vise à garantir que les personnes qui, de bonne foi, font part à Prospect de préoccupations ayant trait à des activités contraires à l’éthique ou à la loi seront protégées contre les représailles ou la victimisation.

La Politique de dénonciation, y compris le nom des personnes-ressources et leurs coordonnées, sera affichée sur le site Web de Prospect.

RESPONSABILITÉ

Il incombe au Comité de gouvernance de veiller à ce que Prospect ait mis en place des procédures adéquates pour ce qui suit:

1. la soumission, la réception et l’examen de rapports relatifs aux pratiques commerciales de Prospect ou de questions ayant une incidence sur les biens ou la réputation de l’Entreprise;
2. l’enquête fondée sur des rapports;
3. l’intervention suivant des rapports, qu’une infraction à une loi ou à une politique ou procédure de l’Entreprise ait été confirmée ou non.

Afin d’assurer la bonne gouvernance de l’Entreprise, ces procédures sont conçues dans le but de fournir des moyens faciles à comprendre, rapides et efficaces pour donner suite à des rapports ou à d’autres préoccupations.

DÉFINITIONS

• Anonyme – signifie sans désignation ou attribut pouvant mener à la divulgation de renseignements sur l’identité de la personne ayant déposé un rapport en vertu de la présente Politique de dénonciation.
• Agir de bonne foi – un dénonciateur est réputé agir de bonne foi lorsque le rapport est fondé sur une croyance ou des motifs raisonnables et n’est pas présenté dans une intention malveillante, uniquement dans un intérêt personnel et/ou à l’appui d’un objectif précis.
• Confidentiel – signifie accessible uniquement aux personnes qui ont besoin de savoir. Le besoin de savoir découle normalement d’une obligation de mener une enquête ou de prendre des mesures correctives ou disciplinaires.
• Déclarant – toute personne qui soumet un rapport.
• Représailles – désigne toute mesure négative prise contre un dénonciateur, sous forme de punition, qui crée un environnement hostile, menaçant ou désagréable en raison du rapport soumis.
• Rapport – désigne toute information défavorable fournie à Prospect, sous forme de préoccupation, de demande de prise de mesures ou de rapport ayant trait à une infraction présumée à la loi ou aux politiques de l’Entreprise en rapport avec la comptabilité, les contrôles comptables internes, les questions de vérification ou les pratiques commerciales de l’Entreprise, les manquements à l’éthique, la conduite individuelle liée au travail ou aux services exécutés pour l’Entreprise ou en son nom, les infractions à la sécurité, les pratiques de travail dangereuses ou toute autre préoccupation ayant une incidence sur les biens ou la réputation de l’Entreprise.
• Personne mise en cause – la personne dont la conduite présumée fait l’objet d’un rapport.

PROCÉDURE

Prospect cherche à régler le plus rapidement possible les allégations de conduite inappropriée en milieu de travail. Des enquêtes seront menées et des mesures adéquates seront prises dans les 90 jours ouvrables suivant le dépôt d’un rapport, si possible.

On encourage les Déclarants à faire part de leurs préoccupations à leur superviseur immédiat ou aux Ressources humaines. Toutefois, s’ils ne souhaitent pas le faire pour quelque raison que ce soit, ils peuvent communiquer leurs préoccupations comme suit :

• Téléphoner à la ligne d’assistance téléphonique Integrity Counts au 1-866-921-6714
• Déposer un rapport à https://app.integritycounts.ca/org/prospect
• Envoyer un courriel à prospect@integritycounts.ca
• Envoyer une télécopie au 1-604-926-5668
• Écrire à Integrity Counts à C.P. 91880, West Vancouver (C.-B.) V7T 4S4

Les Déclarants peuvent effectuer un rapport de manière anonyme, mais ils sont encouragés à s’identifier afin de faciliter l’enquête.

Soumission, réception et examen des rapports

1. Le président du Comité de gouvernance ou son remplaçant est chargé de mener une enquête et de formuler des recommandations adéquates au conseil d’administration en lien avec tous les rapports déposés.
2. Le président du Comité de gouvernance ou son remplaçant donne rapidement suite à tous les rapports déposés. Après avoir été informé par un représentant de la ligne d’assistance téléphonique, le président du Comité de gouvernance avise le Comité de gouvernance, le président du conseil d’administration et le chef de la direction de tout rapport de ce type. Le président du Comité de gouvernance ou son remplaçant doit accuser réception du rapport à l’expéditeur dans les cinq jours ouvrables suivant la réception.
3. Le président du Comité de gouvernance ou son remplaçant demande au Déclarant de fournir autant de renseignements détaillés que possible au sujet de la question soulevée dans le rapport, notamment noms, dates, lieux et faits survenus, information sur les raisons pour lesquelles le ou les incidents pourraient constituer une infraction à la loi, aux politiques et procédures de l’Entreprise, ainsi que tout autre commentaire que le Déclarant souhaite faire, y compris la ou les mesures qu’il suggère de prendre pour régler la question.
4. Toute mesure prise par le Comité de gouvernance doit comprendre une conclusion et/ou un suivi communiqués au Déclarant [j2] afin de clore le rapport. Le Comité de gouvernance a le pouvoir de retenir les services de conseillers juridiques, de comptables et d’enquêteurs privés externes, ainsi que de toute autre ressource jugée nécessaire pour mener une enquête exhaustive au sujet des allégations. Remarque : il n’est pas possible d’effectuer un suivi auprès du Déclarant d’un rapport anonyme.
5. Le président du Comité de gouvernance présente chaque année au conseil d’administration la liste des rapports reçus pendant l’année, ainsi que la façon dont ils ont été réglés.

Aucunes représailles

Il est strictement interdit d’exercer des représailles, quelles qu’elles soient, contre toute personne ayant déposé un rapport. Toute tentative d’user de représailles sera signalée immédiatement au Comité de gouvernance. Les allégations de représailles contre un Déclarant feront l’objet d’une enquête et seront traitées conformément à ces procédures.

Traitement des rapports

Tous les rapports, anonymes ou non, seront traités de manière confidentielle. Bien que l’on puisse dire à une personne ayant déposé un rapport anonyme que le maintien de l’anonymat pourrait nuire à l’enquête, l’anonymat du Déclarant sera respecté si la loi l’autorise et ce, jusqu’à ce que le Déclarant indique qu’il ne souhaite plus garder l’anonymat. Tout système mis en place pour échanger de l’information avec une personne ayant déposé un rapport sera conçu pour préserver l’anonymat.

Quiconque dépose un rapport écrit concernant une infraction ou une infraction présumée doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que l’information divulguée indique une infraction. Toute allégation qui se révèle non fondée et s’avère avoir été formulée de façon malveillante ou en sachant qu’elle était fausse sera considérée comme une faute disciplinaire grave.

Le Comité de gouvernance effectue un examen préliminaire de tous les rapports et peut rejeter tout rapport qu’il détermine avoir été fait de mauvaise foi, être futile ou non fondé. De tels rapports seront signalés au conseil d’administration comme étant rejetés et seront accompagnés de la raison du rejet. Le président du Comité de gouvernance doit aviser le Déclarant de la décision dans les cinq jours ouvrables suivant celle-ci, si possible.

S’il le juge utile, le Comité de gouvernance peut retenir aux frais de l’Entreprise les services de conseillers indépendants, notamment de conseillers juridiques ou de vérificateurs autres que les vérificateurs externes de l’Entreprise, dans le but de mener une enquête ou de régler toute question soulevée dans un rapport quelconque. Il incombe à tous les Membres de l’Entreprise de coopérer dans le cadre de toute enquête ayant trait à un rapport.

Suivant l’enquête et l’évaluation relatives à un rapport, le président du Comité de gouvernance déterminera toute mesure disciplinaire ou corrective recommandée. Les recommandations du Comité de gouvernance seront présentées au conseil d’administration ou aux membres concernés des Ressources humaines et de la haute direction de l’Entreprise aux fins d’autorisation et/ou de mise en œuvre. Si le Comité de gouvernance juge que les mesures prises pour régler toute question soulevée dans un rapport sont importantes ou qu’il convient de les mentionner dans le procès-verbal de sa réunion, la décision sera alors notée dans le procès-verbal.

Conservation des rapports

Le Comité de gouvernance conserve les rapports et tous les documents d’enquête pendant dix ans à partir de la date suivant la clôture du rapport. Les documents ayant trait à un rapport appartiennent à l’Entreprise et sont conservés :

• conformément aux lois applicables et aux politiques de conservation des documents de Prospect;
• sous réserve des mesures de protection visant à assurer leur confidentialité et, s’il y a lieu, l’anonymat du Déclarant;
• de manière à maximiser leur utilité pour l’ensemble des programmes de gouvernance ou de conformité de l’Entreprise.

Seuls les membres des Ressources humaines et les cadres supérieurs du service concerné auront accès aux documents, et seulement dans les circonstances suivantes :

• pour déterminer une mesure disciplinaire appropriée dans le cas de rapports subséquents d’actes répréhensibles commis en milieu de travail;
• si une Personne mise en cause est candidate à une promotion ou à un poste de supervision;
• en cas de rapport de représailles;
• en cas de révision d’une décision ou d’une résolution.

Tous les documents concernant les employés seront conservés conformément à toutes les lois et à tous les règlements applicables. Le Déclarant et la Personne mise en cause peuvent obtenir des copies des audiences ou des déclarations qu’ils ont faites pendant l’enquête.